Politique de confidentialité

Quels renseignements nous traitons, pourquoi, où ils sont conservés et quels sont vos droits.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Technologies Syskapa inc. peut être jointe ainsi :

Titre

Responsable de la protection des renseignements personnels, Technologies Syskapa inc.

Adresse

202-1340, rue Denison, Saint-Alphonse-de-Granby (Québec) J0E 2A0

Courriel

confidentialite@syskapa.com

2. Deux situations à distinguer

Notre rôle n'est pas le même selon les renseignements concernés.

Renseignements dont nous sommes responsables

Ceux que nous recueillons pour notre propre compte : coordonnées professionnelles de nos clients et prospects, correspondance, données de facturation, comptes d'administration.

Renseignements que nous traitons pour le compte de nos clients

Ceux que nos clients versent dans les logiciels : renseignements concernant leur personnel et, dans le cas de Jeanne, renseignements de santé de leurs usagers. Notre client en demeure responsable. Nous agissons uniquement selon ses instructions et dans les limites du contrat. Une personne qui souhaite exercer ses droits à l'égard de ces renseignements doit s'adresser à l'établissement concerné ; nous le lui indiquerons si elle nous écrit.

3. Renseignements recueillis et finalités

• Coordonnées professionnelles — nom, fonction, établissement, courriel, téléphone : pour répondre aux demandes, produire les devis et gérer la relation contractuelle.
• Données de facturation — pour émettre les factures, percevoir les sommes dues et tenir la comptabilité.
• Comptes utilisateurs — identifiant, fonction, établissement de rattachement : pour donner accès aux logiciels et appliquer les droits correspondants.
• Journaux d'accès et de connexion — pour la sécurité, la traçabilité et le diagnostic d'incidents.
• Numéro de téléphone mobile, si la personne l'active — pour envoyer les notifications de remplacement décrites à la page Notifications.

Nous ne recueillons aucun renseignement à des fins publicitaires. Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucun renseignement personnel.

4. Consentement

Les renseignements professionnels nécessaires à l'exécution du contrat sont traités sur cette base. Les envois par message texte ne sont activés qu'après le consentement explicite de la personne concernée, donné dans l'application ; ce consentement peut être retiré en tout temps.

Les numéros de téléphone mobile, ainsi que les consentements aux messages texte, ne sont jamais communiqués à des tiers ou à des sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion. Ils ne sont transmis qu'au fournisseur chargé d'acheminer les messages, dans la seule mesure nécessaire à leur envoi.

Personnes mineures

Certains établissements emploient des personnes de moins de dix-huit ans. Une personne de quatorze ans et plus consent elle-même au traitement de ses renseignements, comme toute autre personne salariée. En deçà de quatorze ans, le consentement doit être donné par le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur. Les logiciels ne s'adressent pas au public mineur et ne recueillent aucun renseignement concernant les enfants de nos clients ou de leurs usagers.

5. Intelligence artificielle et décisions automatisées

Nos logiciels ne rendent aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé à l'égard d'une personne. Les données de nos clients ne servent pas à entraîner de modèles d'intelligence artificielle, ni les nôtres ni ceux de tiers.

6. Où sont conservés les renseignements

Les données saisies dans les logiciels par les établissements québécois sont hébergées au Québec, avec des copies de sauvegarde conservées au Canada.

Quelques fonctions périphériques — messagerie, envoi des avis, facturation — reposent sur des prestataires qui peuvent être établis à l'extérieur du Québec. Les renseignements qui leur sont communiqués se limitent à ce qui est nécessaire à leur fonction. Aucune donnée clinique ne leur est transmise. Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous réalisons l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par la loi et nous en conservons la trace.

L'identité de ces prestataires relève du secret d'affaires : elle est communiquée à nos clients sous entente de confidentialité, et non au public.

7. Transaction sur l'entreprise

Dans l'éventualité d'une fusion, d'une acquisition, d'un investissement ou d'une vente de tout ou partie de l'entreprise, des renseignements peuvent être communiqués à l'acquéreur potentiel ou à ses conseillers dans le cadre de la vérification diligente. La communication est alors limitée à ce qui est nécessaire pour évaluer la transaction, encadrée par une entente de confidentialité, et n'emporte aucune autorisation d'usage à d'autres fins.

8. Durée de conservation

• Les renseignements liés à une demande commerciale sans suite sont détruits au plus tard vingt-quatre mois après le dernier échange.
• Les documents comptables et fiscaux sont conservés pour la durée prévue par les lois fiscales applicables.
• Les données d'un client sont conservées pendant la durée du contrat, puis selon les délais prévus à la Politique de résiliation et de remboursement.
• Les journaux d'accès sont conservés pour une durée limitée, suffisante pour les besoins de sécurité et de vérification.

Au terme de ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon irréversible.

9. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures techniques, administratives et physiques proportionnées à la sensibilité des renseignements : chiffrement, séparation stricte entre établissements, comptes nominatifs, journalisation des accès et sauvegardes. Les principales sont décrites à la page Sécurité et hébergement. La documentation détaillée est remise sur demande, sous entente de confidentialité.

10. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Tout incident touchant les données d'un client lui est signalé sans délai. Lorsqu'il présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées en sont avisées conformément à la loi.

11. Vos droits

À l'égard des renseignements dont nous sommes responsables, vous pouvez demander :

• l'accès aux renseignements que nous détenons à votre sujet ;
• leur rectification s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• leur communication dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• le retrait de votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• la cessation de la diffusion d'un renseignement ou sa désindexation, dans les cas prévus par la loi.

Écrivez à confidentialite@syskapa.com. Nous répondons au plus tard trente jours après réception. Notre réponse est gratuite ; si des frais de transcription ou de transmission sont exigibles, vous en serez informé avant que nous y donnions suite.

12. À qui s'adresser

Une question portant sur le contenu d'un dossier d'emploi — nom, coordonnées, disponibilités, quarts attribués — relève de l'employeur, seul responsable de ces renseignements. Une question technique sur l'accès ou le fonctionnement du logiciel relève du fournisseur.

Une personne salariée peut demander la désactivation de son compte, depuis l'application ou en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels. Cette désactivation ne vaut pas démission et ne modifie en rien la relation d'emploi. L'employeur en est informé, puisque c'est à lui qu'il revient de décider du sort des renseignements dont il demeure responsable.

13. Plainte

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

14. Témoins de connexion

Ce site vitrine ne dépose aucun témoin de suivi et n'utilise aucun outil de mesure d'audience. Les logiciels utilisent uniquement les témoins nécessaires au maintien de la session de l'utilisateur.

15. Modification de la politique

Cette politique peut être modifiée. La date de dernière mise à jour figure au bas de la page. Toute modification substantielle est communiquée à nos clients par écrit.

Dernière mise à jour : 18 septembre 2026